Despesas Ordinárias, como o nome sugere, são aquelas rotineiras, destinadas à manutenção das atividades diárias e à manutenção geral do condomínio. Devem pagar as despesas ordinárias todos os moradores do condomínio, proprietários ou inquilinos. O conceito é, quem usa, paga. São exemplos de despesas ordinárias: salários dos empregados e seus encargos sociais, consumo das áreas comuns (água, luz, gás), manutenção e conservação de elevadores, jardins, portões automáticos, porteiros eletrônicos, bombas hidráulicas, limpeza, recarga de extintores de incêndio etc. Fazem parte da Previsão Orçamentária aprovada em assembleia.
Despesa Extraordinária é toda despesa que não consta da Previsão Orçamentária, e não se destina a custear as atividades normais e rotineiras do condomínio. É a despesa para custear algum atendimento emergencial (consertos, desentupimentos, reparos de emergência, ou obras, reformas, benfeitorias em geral). As despesas extraordinárias emergenciais até podem ser lançadas para referendo posterior em assembleia, mas é aconselhável ao síndico discutir o assunto com o conselho. Já as despesas extraordinárias com melhorias, essas devem ser objeto de amplo debate em assembleia quanto à conveniência, importância ou necessidade e devem ser votadas após análise de projetos e orçamentos.
Já o Fundo de Reserva é constituído por um percentual da arrecadação ordinária, normalmente entre 5% e 10% (consulte a Convenção do seu Condomínio). Deve ser mantido em aplicação financeira do tipo conservadora, ou seja, sem riscos, para proteção contra a inflação. É uma “poupança” do condomínio, para situações emergenciais. Mediante aprovação em assembleia, pode-se deixar de arrecadar o fundo de reserva quando síndico e conselho entenderem que seu valor acumulado atingiu um limite razoável. Uma vez utilizado esse fundo, total ou parcialmente, o montante deve ser reposto.
Provisões. Em muitos condomínios, por ocasião do pagamento do 13º salário ou em caso de férias ou rescisões contratuais, é comum fazer um rateio extra para cobrir tais gastos. Isso pode ser feito de modo mais inteligente, arrecadando-se 1/12 (um doze avos) do total da folha de pagamento, todos os meses, mantendo esse dinheiro em poupança, para cobrir o pagamento do 13º salário, por exemplo. Alguns dirão que isso dá mais trabalho. E dá mesmo. Porém, é mais justo. Imagine aquele morador, proprietário ou inquilino, que se muda para o condomínio no final de outubro. Já em novembro recebe a cota extra para custear o 13º salário, enquanto aquele que lá morou por 10 meses, em nada contribuirá. Em condomínios bem administrados e organizados, fazem-se provisões para 13º salário, seguros, férias etc., rateando-se tudo em doze meses, de forma a tornar mais justa a cotização das despesas.
