Mês: novembro 2020

004 – Como conduzir assembleias em condomínio – 28 FEV 18

A regra bem é simples: comece pelo começo, vá até o final e pare. Parece brincadeira, mas não é. 

Em muitas reuniões e assembleias, o presidente (normalmente não é o síndico), talvez por falta de experiência, não segue a pauta e ainda permite que as pessoas falem qualquer coisa a qualquer tempo, mesmo que não estejam na pauta. O resultado são reuniões chatas, longas e pouco produtivas. Pior: nem sempre abordam os assuntos realmente importantes.

As assembleias são muito importantes para discussão e definição das ações que nortearão a vida no condomínio. Eis o principal motivo para serem muito bem planejadas.

Por isso, aqui vão algumas dicas simples para conduzir assembleias. 

1) Escolha data e horário convenientes para a maioria. Evite véspera de feriado, dia de final de campeonato ou novela, etc.

2) Planeje a pauta e convoque com a antecedência necessária.

3) Discuta os assuntos previamente com o corpo diretivo para que seus membros não sejam surpreendidos na hora do evento.

4) Divulgue bastante o evento e incentive a participação.

5) Prepare-se para apresentar dados e responder perguntas.

6) Preveja o item “Assuntos Gerais”, ao final da pauta, para colher ideias e opiniões.

7) Abra a reunião cumprimentando e agradecendo a presença de todos. Procure ser pontual e estabelecer o horário de encerramento.

8) Se o escolhido para presidir os trabalhos não estiver familiarizado com o processo, procure orientá-lo para que tudo corra bem.

9) Após conferir o quórum, leia na ordem, cada item da pauta; explique-o; abra a discussão e coloque em votação. Registre votos a favor, contra e abstenções.

10) Encerre agradecendo a presença e suas contribuições. 

Assembleias e reuniões são necessárias, mas não precisam ser chatas. Bom humor, respeito e cordialidade, por parte de todos, facilitam muito o trabalho.

Boa reunião. 

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O síndico é obrigado a realizar uma assembleia Ordinária por ano, em cuja pauta deve constar: aprovação de contas do exercício anterior, aprovação de orçamento para o exercício seguinte e outros assuntos que se fizerem necessários. Já as assembleias Extraordinárias podem ser realizadas tantas vezes quanto sejam os assuntos que necessitam de aprovação formal dos moradores. 

A assembleia deve ser convocada pelo síndico. 

Caso o síndico, por qualquer razão não convoque a necessária assembleia, condôminos que representem 1 / 4 do condomínio podem faze-lo. Ex: num condomínio de 100 apartamentos, um edital pode ser assinado por 25 moradores que representem cada um uma um apartamento. 

Todos devem ser convocados, para isso tire cópias e entreguem em todos apartamentos. Para garantir que todos moradores tenham conhecimento da assembleia é também recomendável que seja afixada uma cópia do edital na entrada de cada bloco, além de pedir assinatura em lista que comprove a entrega da convocação.

O edital deve ser distribuído com um prazo de antecedência, normalmente de 5 dias. O prazo para convocação está definido na convenção do seu condomínio. 

No edital devem ser preenchidos ambos os horários, da primeira e segunda convocação. O intervalo entre uma e outra também está definido na convenção. O padrão tem sido 30 minutos.

O edital deve conter uma pauta (assuntos a serem tratados) bem clara. 

É importante que o último item da pauta seja “Assuntos de interesse geral”. Nesse item pode ser discutido qualquer assunto de interesse do condomínio. 

Em assuntos de interesse geral não pode haver votação. Caso o assunto levantado dependa de votação, deverá ser levado a uma próxima assembleia e fazer parte da pauta específica. 

Para a assembleia acontecer deve ser eleito um presidente e um secretário. O presidente tem a função de conduzir a assembleia colocando ordem se necessário. O secretário tem a função de redigir a ata da assembleia. Não é bom que o síndico seja presidente ou secretário.

Ao colocar em votação o que está sendo discutido em determinado item da pauta, é necessário observar o quórum obrigatório para aprovar este item. Só podem votar condôminos adimplentes (em dia com o condomínio). Um só voto por unidade habitacional.

Quórum é a quantidade necessária de votos para aprovar um determinado assunto e pode ser: maioria simples de presentes (50% +1 dos presentes a assembleia), 2/3 dos presentes, unanimidade do condomínio (todos os condôminos. O quórum exigido para cada assunto está determinado na convenção de condomínio eu na Lei de condomínios.  

Terminada a assembleia, deve ser redigida uma ata (registro do que foi discutido) que deve ser assinada pelo presidente e pelo secretário e uma cópia deve ser distribuída a cada condômino. 

A ata assinada deve ser registrada em um cartório de registro de títulos e documentos e depois de registrada deve ser anexada a um livro de atas para que se tenha num mesmo local todas as atas de assembleias realizadas.