Este é um dos mais importantes temas na gestão condominial, justamente porque envolve receitas e despesas, ou seja, mexe com o bolso de todos.
Por isso, neste Blog do aplicativo SmartSíndico, procuraremos abordar o tema em mais de uma postagem, sem a pretensão de esgotar o assunto, mas sim procurando dar uma visão mais abrangente ao leitor. Vamos lá.
O que é Previsão Orçamentária?
Em poucas palavras, é uma relação das despesas que o condomínio terá num dado período de tempo (um ano), o que determinará o quanto deverá ser arrecadado mensalmente dos condôminos (rateio), traduzido em cotas condominiais.
Como é uma previsão, existe sempre a possibilidade de erro ou omissão. Algumas contas podem vir mais altas do que o previsto (água, luz, por exemplo). Além disso, temos sempre os imprevistos, que como o próprio nome sugere, não podem ser, ou não foram previstos. Daí a importância de termos uma pequena margem de segurança.
Por que a previsão orçamentária é tão importante?
É importante porque o condomínio não pode viver com suas contas no negativo, devendo, pagando multas e juros, e também não deve arrecadar para acumular saldo na conta bancária. Assim, a previsão tem de ser o mais próximo possível da realidade, com uma pequena margem de segurança para que o caixa não fique negativo por conta de qualquer variação, como um pequeno aumento numa conta ou a inadimplência de um ou dois condôminos.
As previsões são aprovadas normalmente para período de um ano, mas como prever não é um exercício de adivinhação, sempre é possível rever os números, para mais ou para menos, pois, como dissemos, não interessa nem o caixa negativo, nem a sobra excessiva de dinheiro.
Há casos em que, na falta de dinheiro em conta, o síndico lança mão do Fundo de Reserva para cobrir as despesas do mês. É preciso muito cuidado com isso, porque o Fundo de Reserva destina-se a cobrir imprevistos ou emergências, e é arrecadado apenas entre proprietários, ou seja, inquilinos não contribuem para esse fundo. Portanto, se o síndico precisou lançar mão do Fundo de Reserva para cobrir déficit na conta ordinária, deve, imediatamente, promover sua recomposição, incluindo parcela extra no próximo boleto. Importante que essa decisão seja tomada em comum acordo com o Conselho e que tudo seja ratificado em assembleia.
Principais problemas na elaboração da previsão orçamentária
Quem viveu os anos de inflação descontrolada no Brasil sabe como era difícil fazer qualquer previsão. Mas existem outros fatores que dificultam a vida do síndico:
- Inexistência de histórico. É mais difícil preparar uma previsão quando não se tem históricos de meses ou anos anteriores. Isso acontece no caso de condomínios novos, quando não se conhece com precisão o consumo de água e luz, por exemplo, e em condomínios mal administrados ou mal organizados.
- O imprevisível. Como dissemos, previsão não é adivinhação. Mas é sempre possível fazer correções na previsão ao longo do ano por conta de aumento geral de preços (inflação), reajuste de salários acima do previsto, excesso de consumo etc.
- Alta inadimplência. Rateio é uma espécie de “vaquinha” entre os condôminos. Obviamente, espera-se que todos contribuam e que paguem em dia. Quando há problemas com alguma unidade, quando há inadimplência frequente, a previsão ficará “furada”. O jeito será aumentar o rateio entre os adimplentes (infelizmente punindo os pontuais), até que a inadimplência seja zerada.
Tão importante quanto elaborar a previsão mais exata possível, é seu acompanhamento, primeiramente pelo síndico e conselho, mas também por todos os condôminos, através das prestações de contas mensais. Felizmente hoje temos softwares específicos e também planilhas tipo Excel, que muito facilitam a elaboração e o acompanhamento da previsão.
Na próxima postagem abordaremos os diversos tipos de despesas típicas de um condomínio.
