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Organizando Assembleias

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Todo condomínio deve realizar assembleias como forma democrática e legal de tomar decisões e prestar contas. São nelas que ocorrem as eleições de síndico e demais membros do corpo diretivo, bem como a aprovação de reajustes, de obras e melhorias.

Porém, a realização de uma assembleia pode ser complexa. Deve seguir vários procedimentos formais como a elaboração e distribuição do edital de convocação, o controle de quem pode participar e votar, o registro da lista de participantes, a elaboração, distribuição e registro da ata com as decisões da mesma.

Além disso, é muito importante conseguir a efetiva participação e colaboração dos moradores, para que os assuntos possam ser discutidos em grupos maiores e para conseguir uma maior compreensão e engajamento das pessoas que vivem no condomínio. Infelizmente, por falta de comunicação e outros motivos, muitas vezes o quórum é bem baixo.

Olhando de forma bem objetiva, o aplicativo da SmartSíndico inova ao trazer uma nova ferramenta que simplifica muito a gestão das assembleias e traz transparência a todos. Com apenas alguns cliques, o síndico faz a convocação de maneira automática distribuindo para os condôminos. Através de notificação, os moradores são lembrados pouco antes do início. De forma simples, o síndico ainda consegue ver quem está devendo para o condomínio, podendo impedir sua participação conforme determina a lei. A ata pode ser escrita no próprio aplicativo com o uso de um assistente que já preenche os campos necessários e, assim que pronta, é disponibilizada para que possa ser consultada quando for preciso. Atualize seu aplicativo e use esta nova funcionalidade!

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Nem tudo que é legal é moral

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A assembleia geral de determinado condomínio foi convocada nos termos da convenção, tendo como principal item da pauta a eleição de síndico, subsíndico e membros do conselho. Compareceram apenas 19 condôminos, de um edifício com 80 apartamentos.

Duas pessoas se candidataram ao cargo se sindico: um com muita experiência, que já havia sido síndico por 3 anos, tendo realizado ótimo trabalho, com as contas aprovadas por unanimidade. O outro era o atual síndico, candidato à reeleição, que pouco fez em seu mandato, exceto pressionar a administradora para defender os interesses individuais, seus e de seus apoiadores, em detrimento dos interesses coletivos. Todos no condomínio sabiam disso.

O primeiro apresentou brevemente sua proposta de trabalho, coerente e factível. Já o candidato à reeleição pediu que um de seus apoiadores se manifestasse em seu nome, porém sem apresentar qualquer proposta de trabalho e também sem responder aos questionamentos sobre a prestação de contas, que não tinha parecer favorável do conselho. Em vez de discutir propostas, optou por denegrir a imagem do outro candidato, imputando à sua gestão fatos negativos e não comprovados.
De nada adiantaram os questionamentos de condôminos sobre as contas ou a falta de propostas concretas para a gestão. Quem questionava era interrompido pelos apoiadores do síndico atual, aparentando certo comprometimento com um “jogo armado”.

Realizada a votação, o antigo sindico obteve 11 votos dentre os 19 presentes. Ganhou a eleição? Não. O candidato à reeleição somou 27 votos. Ora, não tem algo errado? Como é possível 19 condôminos presentes e 38 votos?

Simples: o síndico atual havia realizado, dois dias antes da assembleia, uma força tarefa que, batendo de porta em porta, conseguiu 20 procurações

Muitos perguntaram se há amparo legal para um síndico ser eleito com tantas procurações (mais procurações do que o número de presenças). Sim, nesse caso não há qualquer restrição legal, nem mesmo na convenção de condomínio.

Nem dá para saber se os condôminos que outorgaram procuração perguntaram ao candidato qual seria sua proposta de trabalho, até porque, em assembleia, ele nada apresentou. Não compareceram e alguém votou por eles.

O síndico foi declarado legalmente reeleito, mas nem tudo que é legal é moral. 

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Por que em algumas assembleias o clima desanda?

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Excluindo-se as pessoas que brigam até em disputa de cara ou coroa, são muitos os motivos que podem fazer o clima desandar: ambiente pouco amistoso no condomínio; oposição predatória, disputas internas e panelinhas; má preparação ou má condução da assembleia; gestão ineficaz ou pouco participativa (síndico e conselho); inadimplência elevada etc.   

Há também condôminos que, intencionalmente ou não, tumultuam a assembleia. Trazem para o debate temas que não estão na pauta, opinam (discordam) sobre qualquer assunto, retomam pontos já debatidos e decididos, fazem propostas irreais etc., tudo como estratégia para marcar posição ou defender interesses pessoais em detrimento do coletivo. 

Normalmente, esse tipo de condômino, se instado a candidatar-se a síndico, recusa com veemência. Preferem o papel de pedra ao de vidraça. 

Mesmo com temas áridos ou perspectiva de aumento do valor da cota ou de rateio extra, pessoas sensatas costumam tomar decisões equilibradas desde que bem esclarecidas. O segredo reside na boa preparação da assembleia e na clara explanação, sem titubear, dos assuntos da pauta. 

Ofereça sempre propostas alternativas para a tomada de decisão. Quando sentir que todos estão em condições de deliberar, proponha votação nominal e aberta para os temas mais áridos. Conte os votos e registre o resultado na ata. Embora haja tecnologia disponível e econômica para votação eletrônica, o voto aberto nos assuntos polêmicos faz com que cada morador se posicione. 

Não estou afirmando que tais providências façam com que o síndico consiga aprovar o que quiser. Mas as decisões serão mais racionais e equilibradas. 

Temas áridos e polêmicos fazem parte do cotidiano de qualquer condomínio. Por isso é errado ignora-los ou postergar a análise e a decisão. Enfrente-os de maneira racional e equilibrada, explane os prós e os contras e convoque os moradores para decidirem em assembleia. Não se esqueça de lavrar tudo em ata, registra-la e distribui-la a todos os moradores. 

Última dica: se percebem que o clima na assembleia ficou tenso e que não há condições de se chegar a bom termo, o síndico pode propor a suspensão dos trabalhos, dar mais tempo às pessoas para analisarem os dados, ou solicitar a um conselheiro que, juntamente com alguns condôminos, estudem o tema objeto de controvérsia e elaborem um parecer a respeito. Depois, convoque novamente uma assembleia para resolver de vez essas questões.

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Como conduzir assembleias em condomínios?

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A regra bem é simples: comece pelo começo, vá até o final e pare. Parece brincadeira, mas não é. 

Em muitas reuniões e assembleias, o presidente (normalmente não é o síndico), talvez por falta de experiência, não segue a pauta e ainda permite que as pessoas falem qualquer coisa a qualquer tempo, mesmo que não estejam na pauta. O resultado são reuniões chatas, longas e pouco produtivas. Pior: nem sempre abordam os assuntos realmente importantes.

As assembleias são muito importantes para discussão e definição das ações que nortearão a vida no condomínio. Eis o principal motivo para serem muito bem planejadas.

Por isso, aqui vão algumas dicas simples para conduzir assembleias. 

1) Escolha data e horário convenientes para a maioria. Evite véspera de feriado, dia de final de campeonato ou novela, etc.
2) Planeje a pauta e convoque com a antecedência necessária.
3) Discuta os assuntos previamente com o corpo diretivo para que seus membros não sejam surpreendidos na hora do evento.
4) Divulgue bastante o evento e incentive a participação.
5) Prepare-se para apresentar dados e responder perguntas.
6) Preveja o item “Assuntos Gerais”, ao final da pauta, para colher ideias e opiniões.
7) Abra a reunião cumprimentando e agradecendo a presença de todos. Procure ser pontual e estabelecer o horário de encerramento.
8) Se o escolhido para presidir os trabalhos não estiver familiarizado com o processo, procure orientá-lo para que tudo corra bem.
9) Após conferir o quórum, leia na ordem, cada item da pauta; explique-o; abra a discussão e coloque em votação. Registre votos a favor, contra e abstenções.
10) Encerre agradecendo a presença e suas contribuições. 

Assembleias e reuniões são necessárias, mas não precisam ser chatas. Bom humor, respeito e cordialidade, por parte de todos, facilitam muito o trabalho.
Boa reunião.